Waarom stel je prioriteiten?
In je dagelijkse werk (en in je dagelijks leven) is het bepalen van de juiste volgorde waarop je je taken, klussen of activiteiten afwerkt een belangrijke vaardigheid. Wat heeft prioriteit? Nee, heel even terug nog: Wat ís een prioriteit? Meneer Van Dale schrijft: “datgene wat voorrang krijgt of hoort te krijgen”. Het stellen van prioriteiten is dus zorgen dat je werkt aan de zaken die belangrijk zijn. Een belangrijke timemanagement skill die je enorm helpt bij het doen van het juiste werk op het juiste moment.
De centrale vraag is dus: hoe zet je je tijd en energie zo goed mogelijk in, zodat je de belangrijkste zaken ook echt gedaan krijgt op het moment dat ze gedaan moeten zijn.
Een presidentiële prioriteitenmatrix; een lesje uit de geschiedenisboeken
Want het gaat niet alleen om doen wát belangrijk is. Maar ook om doen wannéér iets belangrijk is. En daar komt Dwight Eisenhower, de 34e
president van de Verenigde Staten, om de hoek kijken. Hij deed ooit de uitspraak: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” (Wat belangrijk is, is zelden urgent. En wat urgent is, is zelden belangrijk).
Deze uitspraak leidde tot het Eisenhower-principe. Dat Stephen Covey, de goeroe op het gebied van tijdmanagement, weer inspireerde tot het opstellen van de zogenaamde prioriteitenmatrix. En door die matrix te gebruiken, kun je eigenlijk altijd heel eenvoudig bepalen wat in jouw werk prioriteit heeft. En wat niet.
Wat is dan precies belangrijk? En wat is dringend?
Wat is dan precies ‘belangrijk’? Een taak is belangrijk als de uitwerking ervan opvalt. En/of als er voor (veel) andere mensen iets van afhangt. Als jij je vooral bezighoudt met het verzorgen van patiënten, dan is dat dus een belangrijke taak voor je. ‘Dringend’ is iets dat vóór een bepaald moment af moet zijn. Het afmaken van een rapport dat je tijdens een vergadering later vandaag presenteert aan collega’s is een dringende taak.
De prioriteitenmatrix is een heel eenvoudig model waarin deze twee begrippen centraal staan. Het bestaat uit vier kwadranten:
Bekijk hier de prioriteitenmatrix:
kwadrant 1: doen kwadrant 2: plannen kwadrant 3: delegeren
De taken die hierin vallen doe je als eerste. Alle taken in het eerste kwadrant zijn namelijk én belangrijk én urgent voor je werk. Dit zijn dus taken en werkzaamheden waar je niet omheen kunt. Ze vragen om onmiddellijke aandacht en schreeuwen erom om eerst gedaan te worden.
Ben je de IT-specialist van je organisatie, dan valt het verhelpen van een storing aan een computernetwerk (waar veel mensen afhankelijk van zijn) hier bijvoorbeeld onder.
Richt je tijdens je werkdag dus ten eerste op belangrijke taken die je nog dezelfde dag gedaan moet hebben.
Kwadrant 2: belangrijk en niet dringend | PLANNEN
Alle werkzaamheden en klussen die hieronder vallen zijn taken die je kunt (of zelfs moet) inplannen. Taken in dit kwadrant hebben vooral te maken met het bereiken van je eigen doelen. Ze zijn wel belangrijk, maar minder dringend dan alles wat in het eerste kwadrant valt. Deze plan je dus om te doen. Voor het moment nadat je alles voor die dag hebt gedaan dat en belangrijk en dringend was. Of voor morgen. Of later nog. Dat maakt niet zo heel veel uit. Als je ze maar inplant. En ervoor zorgt dat je ze dan ook gedaan hebt voordat je de deadline ervoor hebt bereikt.
Door je werkzaamheden te verdelen over het eerste en het tweede kwadrant, zorg je ervoor dat je al het belangrijke werk gedaan krijgt. Goed bezig met het stellen van je prioriteiten dus!
Kwadrant 3: niet belangrijk en dringend | DELEGEREN
Nu komen we bij het gemakkelijkere deel van de matrix. Als je weet om te gaan met deze onnodige onderbrekingen, zoals niet relevante mailtjes of telefoontjes bijvoorbeeld. Alles wat in dit kwadrant valt is namelijk niet belangrijk, maar wel dringend. Taken waarvan het niet belangrijk is dat ze door jou worden opgepakt. En dat betekent: delegeren. Vind iemand die deze taak voor je kan oplossen. Het moet immers wel gedaan worden, maar níet door jou.
Kwadrant 4: niet belangrijk en niet dringend | NIET DOEN
Dit is een no-brainer. Alles wat in het kwadrant rechtsonder valt, behoort eigenlijk in het afvalputje van je werkdag. Zaken die én niet belangrijk én niet dringend zijn, kun je beter niet doen. Punt. Ze zijn zonde van je tijd. Je bereikt er niks relevants mee. Dus laat ze. Ze lossen vanzelf op. Ze verdwijnen op magische wijze. Of ze doemen onverwachts ergens anders op, op het bureau van een collega, of ze muteren en komen op een andere manier alsnog op je bordje terecht. Ook dan geldt: niet doen. Simple as that.
Verdere tips?
Wil je aanvullende tips bij het stellen van je prioriteiten? Natuurlijk. Hebben we voor je:
- to do lijstjes
maak to-do lijstjes voor je taken. Daarmee creëer je ruimte in je hoofd. En denk meteen na over welke taak in welk kwadrant thuishoort.
- eerste taak van de dag
Begin je dag met het maken van jouw lijstje voor vandaag. En ga dan aan de slag. Je zult zien hoeveel je gedaan kunt krijgen op één dag. Heb je niet alles kunnen doen? Maak dan vast een lijstje voor morgen. Nu weet je het nog precies waar je mee bezig bent of moet, morgen misschien niet meer.
- Acht taken
Probeer het aantal taken per kwadrant te beperken tot maximaal acht. (Behalve het vierde kwadrant. Daarin mag je zoveel kwijt als je wil én kunt verantwoorden) En hou je vooral bezig met het afhandelen van taken. Het noteren van je taken is leuk, maar het kunnen doorstrepen ervan is nog veel leuker.
- Het is jouw planning
Laat je niet afleiden door anderen. Jij kent jouw prioriteiten het best. Maar wees ook flexibel. Komt er iets tussendoor, bepaal dan of jij die taak kunt oppakken en wanneer. Of dat je hem misschien kunt delegeren. Of negeren.
Uitstelgedrag
Stop met uitstellen en ga aan de slag ;-)
De prioriteitenmatrix vind je – en zeker niet toevallig – ook terug in onze zeven gouden tips voor meer balans tussen werk en gezin. Het goed om kunnen gaan met prioriteren is namelijk een belangrijke vaardigheid in timemanagement, die je veel tijd en energie kan besparen. Waardoor je efficiënter en effectiever kunt werken. Zo krijg je meer gedaan én hou je meer tijd over om andere dingen te doen die misschien niet heel belangrijk of heel dringend zijn, maar wel heel leuk, gezellig, fijn, spannend of inspirerend. Daar houden wij bij Joinuz ook van; lekker werken om lekker te leven. Wil je ook een toffe training timemanagement volgen via de Joinuz academy? Meld je hier dan aan.