Zo stuur je de perfecte sollicitatiemail

Sollicitatiebrief of Sollicitatiemail

Als je per e-mail solliciteert, heb je twee opties voor wat je kunt opsturen:

1. Een sollicitatiebrief en cv in de bijlage, plus een korte e-mail.
   
2. Een sollicitatiemail, waarbij je e-mail de functie van de sollicitatiebrief heeft, en je cv in de bijlage

In dit artikel vind je tips over hoe je een korte, begeleidende sollicitatiemail schrijft. Het is namelijk niet per se fout om een uitgebreide sollicitatiemail te sturen die jouw sollicitatiebrief vervangt, maar het sturen van je sollicitatiebrief en apart cv als bijlagen heeft wel een aantal voordelen:

• Een e-mail hou je het liefst kort en krachtig en is daarom niet geschikt om uitgebreid in te motiveren waarom jij de ideale kandidaat bent. In een aparte sollicitatiebrief heb je deze mogelijkheid wel.
• Een e-mail kan gemakkelijk z’n opmaak verliezen als iemand deze opent. Dat kan gebeuren omdat de ontvanger een ander mailprogramma heeft of omdat je e-mail geopend wordt op een smartphone. Jouw kunstwerk van een sollicitatiebrief kan dan ineens toch rommelig overkomen en – zeker met een lange sollicitatiemail – lastig leesbaar zijn.
• Het bedrijf waar je solliciteert kan je sollicitatiebrief en cv meteen opslaan. Zo gaan je gegevens niet verloren in de mailbox.

Tips voor je cv en motivatiebrief

Tussendoor ook gelijk even een paar tips die je kunnen helpen bij het opstellen van je cv en motivatiebrief:

• Voorkom dat je sollicitatie- of motivatiebrief een uitgeschreven cv wordt. Een motivatiebrief heet niet voor niets zo. Beschrijf hierin vooral jouw motivatie voor de functie en waarom jij denkt de perfecte kandidaat voor de functie te zijn.
• Je kunt ervoor kiezen om referenties toe te voegen aan je cv. Dit geeft de ontvanger meteen een beeld van wie jij bent en wat je kunt. Daarnaast toon je indirect ook meteen dat je een goede relatie hebt/had met je vorige werkgever(s) en dat je erop vertrouwt dat zij tevreden over je werk zijn.
• Zorg ervoor dat je je motivatie en cv als Wordbestand of pdf toestuurt. Dit is voor de meeste ontvangers makkelijk te openen, op te slaan en eventueel uit te printen. Je wilt het namelijk voor de ontvanger zo makkelijk mogelijk maken om jouw sollicitatiebrief en gegevens snel bij de hand te hebben.
• Geef de bestanden die je meestuurt een goede naam, bijvoorbeeld cv_Voornaam_Achternaam. Ook dat zorgt ervoor dat je bestanden snel terug te vinden zijn én je komt er weer een stukje professioneler mee over.

De begeleidende sollicitatiemail

We gaven al aan dat het verstandig is om je sollicitatiebrief en cv als bijlagen met je sollicitatiemail mee te sturen. Dat betekent dat je de inhoud van de e-mail zelf kort en krachtig kunt houden. Maar wat zet je dan precies in een begeleidende mail van je sollicitatie?

Het onderwerp van je sollicitatiemail

Het eerste wat de ontvanger ziet, is het onderwerp van je sollicitatiemail. Het is de eyecatcher van je mail, waarmee je jezelf kunt onderscheiden. Maar bij een sollicitatiemail is het belangrijk ervoor te zorgen dat er vooral geen verwarring ontstaat waarover of voor welke functie je mailt. Vermeld daarom duidelijk in de onderwerpregel van je e-mail dat het over een sollicitatie gaat en om welke vacature het gaat. Noem bijvoorbeeld de functie bij naam zoals deze op de vacaturepagina staat, of gebruik het referentienummer. Zo zorg je ervoor dat je sollicitatiemail op de juiste digitale stapel en bij de juiste persoon terechtkomt. Duidelijkheid gaat hier boven originaliteit, die kun je in je mail of je brief kwijt.

Voorbeelden van een onderwerp voor je sollicitatiemail

Als je op zoek bent naar inspiratie voor een goede onderwerpregel van je sollicitatiemail, dan zit je hier goed. Zoals we eerder al aangaven, is duidelijkheid over waarom je mailt cruciaal. Daarnaast openen veel mensen tegenwoordig hun e-mail op een telefoon. Het is goed om rekening te houden met het feit dat het aantal tekens dat ze zien rond de 40 à 50 zit. Het zou zonde zijn als een belangrijk deel van je onderwerpregel wegvalt. Probeer daarom vooral in het eerste gedeelte meteen duidelijk te zijn over de desbetreffende functie. We hebben een aantal voorbeelden op een rijtje gezet:

• Sollicitatie voor functie ‘Verpleegkundige Ziekenhuis’
• Sollicitatie ‘Verpleegkundige Ziekenhuis’
• Sollicitatie ‘Verpleegkundige Ziekenhuis’ t.a.v. [naam]
• Vacature Verpleegkundige (veel ziekenhuiservaring in bezit)

Wil je meer lef tonen, met een knipoog? Denk dan eens aan iets als hieronder. Het is langer dan we aanraden, maar het valt wel op!

• Op zoek naar een Verpleegkundige Ziekenhuis? U heeft hem/haar zojuist gevonden!

Hoe begin je een sollicitatiemail?

Heb jij het gevoel dat iemand je persoonlijk aanspreekt als diegene ‘Geachte heer/mevrouw’ naar je mailt? Waarschijnlijk niet. Dat geldt ook voor de ontvanger van jouw mail bij je sollicitatiebrief. Dus hoe laat je nou effectief zien dat jij écht interesse hebt in een vacature?

Stuur je de sollicitatiemail direct naar een contactpersoon? De kans is groot dat de naam van degene op de vacaturepagina te vinden is. Gebruik dan vooral zijn of haar naam in je aanhef. Volgens onze HR-experts vergroot een persoonlijke benadering je kansen, dus maak daar gebruik van!

Staat er geen contactpersoon bij? Dan kun je het bedrijf altijd even bellen om te vragen aan wie je je sollicitatie kunt mailen. Dit laat ook zien dat je moeite doet voor de baan. Zo sta je met je sollicitatie meteen een streepje voor, want iedere organisatie vindt het belangrijk dat een potentiële kandidaat sterke interesse toont in de vacature.

De inhoud van je sollicitatiemail

Zo, je hebt je onderwerp en de juiste aanhef gebruikt. Wat nu? Begin je sollicitatiemail door te benoemen naar welke functie je solliciteert en verwijs naar je motivatiebrief en cv in de bijlagen. Probeer vooral alvast wat enthousiasme in je sollicitatiemail te tonen, zodat je de ontvanger prikkelt om jouw motivatiebrief en cv te lezen. Om je op weg te helpen, hebben we alvast een voorbeeld van een begeleidende e-mail bij een sollicitatie opgesteld. Deze kun je gebruiken als inspiratie.

Beste *VOORNAAM ACHTERNAAM*,

Graag reageer ik op de functie van *FUNCTIE*, zoals omschreven in de vacature op de website *WEBSITE*. Het is een functie die perfect bij mij past en waarvan ik zeker weet dat ik de juiste kwaliteiten ervoor in huis heb! Wat deze precies zijn? Dat leg ik uit in mijn motivatiebrief en cv. Beide documenten vindt u in de bijlagen.

Ik kijk uit naar uw reactie en bespreek natuurlijk graag met u hoe onze toekomstige samenwerking eruit zou kunnen zien.

Met vriendelijke groet,

*VOORNAAM ACHTERNAAM*

*TELEFOONNUMMER*

(In bovenstaande voorbeeld wordt de ontvanger met ‘u’ aangesproken. Afhankelijk van de functie en de organisatie kun je er ook voor kiezen om hem/haar met ‘ je’ aan te spreken.)

Hoe eindig je een sollicitatiemail?

Zoals je hierboven in het voorbeeld kunt zien, kun je e-mail voor je sollicitatie het beste afsluiten met je volledige naam en telefoonnummer. Daarnaast is het altijd handig om ook je telefoonnummer te vermelden. Of ze nou nog een blik werpen op je sollicitatiemail of je cv, het versnelt het proces voor je toekomstige werkgever. Zo kunnen ze direct contact met je opnemen als ze enthousiast zijn over je sollicitatiemail.

Check je e-mail én e-mailadres nog even

Misschien ligt je focus zo op het versturen van een goede sollicitatie via de mail dat je je eigen e-mailadres over het hoofd ziet. Dat zal in de meeste gevallen niet zo’n probleem zijn, maar toch is het belangrijk om ook even te dubbelchecken waarmee je deze belangrijke sollicitatiemail verstuurt.

Misschien verstuur je de sollicitatie per ongeluk met een oud e-mailadres. Werkgevers en recruiters kunnen namelijk nogal eens allergisch zijn voor ‘onprofessionele’ e-mailaccounts als snoepje@hotmail.com of partyanimal1994@yahoo.com. Ben jij de gelukkige bezitter van zo’n vrolijk e-mailadres? Dan is het wel zo handig om een zakelijker e-mailadres te gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld je voorletters of je voornaam plus je achternaam. Je hebt gelijk het voordeel dat je sollicitatiemail makkelijk terug te vinden is.

Tip: Of je nou een mail stuurt of een formulier hebt ingevuld, gebruik voor al je online sollicitaties hetzelfde e-mailadres. Zo heb je alles in één mailbox bij de hand en kun je makkelijk het overzicht bewaren. Voor nog meer overzicht kun je ook een speciale map aanmaken voor je sollicitaties, zodat je alle e-mails daarnaartoe kan slepen.

Wat moet je niet doen in een sollicitatiebrief

Als je een leuke baan zoekt, spreid je natuurlijk graag je kansen. Daarom is het logisch om op meerdere vacatures tegelijk te reageren en het is ook heel eenvoudig om je sollicitaties per mail te versturen. Maar pas op dat je niet je sollicitatiemails copy/paste!

Er is niets mis met het gebruiken van een eerdere sollicitatiemail als input voor een nieuwe, maar let wel even op dat je de juiste namen en functietitels noemt. Niets maakt immers zo’n slechte indruk als slordig knip- en plakwerk waarbij je per ongeluk de verkeerde functienaam laat staan. Daarnaast is het ook belangrijk om bij iedere sollicitatie op zoek te gaan naar hoe jouw kwaliteiten het beste aansluiten op de functie. Probeer daarom wel iedere sollicitatiemail toe te spitsen op de vacature. Een bedrijf wil namelijk weten waarom jij de geschikte kandidaat bent en het is aan jou om hen daarvan te overtuigen.

Wil je nou echt opvallen? Bekijk dan onze tips om ervoor te zorgen dat jouw sollicitatie eruit springt.

Vragen? Joinuz staat voor je klaar.

Wil je na het lezen van dit artikel meer informatie over online solliciteren? Je mag ons altijd bellen of mailen met al je vragen! Wij zijn er immers voor jou en je zoektocht naar die perfecte baan. Bel, mail of app je ons? Hier vind je onze contactgegevens.

En heb je al een leuke functie in ons vacatureoverzicht gezien? Ook dan denken wij natuurlijk graag met je mee. Hoe dan ook, succes!

Team
Joinuz